Ewidencja kosztów: układ rodzajowy

Autor: Arkadiusz Tobiasz 15 maja 2010

Układ rodzajowy jest jednym z dwóch głównych układów, w których ewidencjonuje się koszty działalności podstawowej przedsiębiorstwa. W tym układzie koszty dzielimy ze względu na ich rodzaj, czyli najczęściej podział ten wiąże się z przedmiotem, z którym dany koszt jest powiązany (tj. środkiem trwałym, materiałami, energią itp.). Ewidencja w tym układzie dotyczy kosztów poniesionych w danym okresie sprawozdawczym i nie bierze się pod uwagę tego jakiego okresu te koszty dotyczą faktycznie.

W tym układzie możemy wyróżnić najczęściej spotykane pozycje kosztów rodzajowych w prowadzeniu ewidencji, takie jak:

Jakie koszty ujmować?

W układzie rodzajowym obowiązuje zasada, że na kontach tego układu ujmuje się koszty proste, które powstały w wyniku wyłącznie zwykłej działalności operacyjnej jednostki gospodarczej. W związku z tym powstaje pytanie czym jest zwykła działalność operacyjna jednostki gospodarczej? W związku z tym, aby rzetelniej zobrazować strukturę wyniku finansowego osiąganego przez jednostkę gospodarczą jej działalność została podzielona na kilka segmentów. Dzięki takiemu działaniu możemy ustalić przychody, ale co ważniejsze koszty jakie ponosimy w każdym z segmentów jednostki gospodarczej.

Wyróżnia się następujące segmenty działalności jednostki gospodarczej:

  • zwykła działalność operacyjna,
  • pozostała działalność operacyjna,
  • działalność na operacjach finansowych,
  • zdarzenia nadzwyczajne.

Czym zatem jest ta zwykła działalność operacyjna jednostki gospodarczej? Pod tym pojęciem należy rozumieć działalność jednostki gospodarczej, do której zostało ono stworzone, np. dla tartaku zwykłą działalnością operacyjną jest produkcja desek. Jak widzimy działalność ta może odnosić się do wytwarzania dóbr materialnych (działalność produkcyjna), ale również do świadczenia usług (działalność usługowa) czy do zakupu i sprzedaży towarów (działalność handlowa).

Skoro wiemy czym jest zwykła działalność operacyjna jednostki gospodarczej, to możemy odpowiedzieć sobie na pytanie jakie koszty będziemy ujmować w układzie rodzajowym. Nasza ewidencja kosztów u układzie rodzajowym będzie obejmować:

  • koszty, które są ściśle związane z nadrzędnym przedmiotem działalności jednostki gospodarczej, a więc z produkcją, usługami czy handlem (koszty działalności podstawowej),
  • koszty, które powstały w wyniku świadczenia usług na rzecz działalności podstawowej jednostki gospodarczej, a także zarządu oraz pracowników (koszty działalności pomocniczej),
  • koszty związane z obsługą, organizacją oraz kierownictwem całej działalności jednostki gospodarczej (koszty ogólnego zarządu),
  • koszty powstałe w wyniku sprzedaży produktów, towarów i materiałów (koszty sprzedaży),
  • koszty powstałe w wyniku zakupu materiałów, o ile nie znajdują się w cenie zakupionych materiałów (koszty zakupu).

Powyższy podział zwykłej działalności operacyjnej jednostki gospodarczej ściśle związany jest z ewidencją kosztów w układzie funkcjonalno-kalkulacyjnym, o którym przeczytasz w dalszej części niniejszej książki. Warto jeszcze wymienić rodzaje kosztów, których nie będziemy ujmować w tym układzie. Są to m.in.:

  • koszty z pozostałej działalności operacyjnej, które są ujmowane na koncie „Pozostałe koszty operacyjne” (761) z pominięciem zarówno układu rodzajowego jak i funkcjonalno-kalkulacyjnego, są to np. koszty powstałe w wyniku sprzedaży czy likwidacji środka trwałego,
  • koszty operacji finansowych, które są ujmowane na koncie „Koszty finansowe” (751),
  • koszty powstałe w wyniku usuwania skutków zdarzeń losowych (nadzwyczajnych) bądź też z działalnością prewencyjną w tym zakresie, które są ujmowane na koncie „Straty nadzwyczajne” (771),
  • koszty, które powstają w wyniku zakupu bądź budowy nowego środka trwałego, które są ujmowane na koncie „Środki trwałe w budowie” (080).

Jak szczegółowo ewidencjonować koszty?

Warto zatrzymać się jeszcze nad problemem stopnia szczegółowości z jakim koszty należałoby ewidencjonować w układzie rodzajowym. Ustawa o Rachunkowości nie narzuca nam żadnych wymogów co do ewidencji kosztów w układzie rodzajowym ani też nie ogranicza liczby kont jaką możemy maksymalnie wykorzystać czy tworzeniu zakładowego planu kont. Opracowując konta układu rodzajowego należy kierować się przede wszystkim potrzebami kontroli kosztów danej jednostki gospodarczej. Jednak przy definiowaniu kont układu rodzajowego należy wziąć pod uwagę wymogi jakie narzuca nam sprawozdawczość finansowa. Bowiem tworząc „Rachunek zysków i strat” w wariancie porównawczym mamy w nim siedem pozycji kosztów. W związku z tym, aby nie komplikować sporządzania sprawozdania finansowego należałoby ujmować koszty rodzajowe według tych siedmiu pozycji, które zostaną szerzej omówione w dalszej części tego podręcznika.

Oczywiście nie jest to żaden wymóg i każda jednostka gospodarcza dla której liczba tych kont jest zbyt mała albo zbyt ogólna może pogłębić stopień szczegółowości ujmowania kosztów w układzie rodzajowym. Można to osiągnąć poprzez wprowadzenie dodatkowych kont analitycznych do niektórych bądź wszystkich kont syntetycznych lub też zastosować podział poziomy niektórych kont syntetycznych, czyli na miejsce konta „Zużycie materiałów i energii” wprowadzamy konta „Zużycie materiałów” i „Zużycie energii”.

Rozliczenia międzyokresowe kosztów w układzie rodzajowym?

Trzeba wspomnieć o jeszcze jednej istotnej rzeczy. Ustawa o Rachunkowości w art. 39 mówi:

1. Jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych.

2. Jednostki dokonują biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy, wynikających w szczególności:

1) ze świadczeń wykonanych na rzecz jednostki przez kontrahentów jednostki, a kwotę zobowiązania można oszacować w sposób wiarygodny,

2) z obowiązku wykonania, związanych z bieżącą działalnością, przyszłych świadczeń wobec nieznanych osób, których kwotę można oszacować, mimo że data powstania zobowiązania nie jest jeszcze znana, w tym z tytułu napraw gwarancyjnych i rękojmi za sprzedane produkty długotrwałego użytku.

Zobowiązania ujęte jako bierne rozliczenia międzyokresowe i zasady ustalania ich wysokości powinny wynikać z uznanych zwyczajów handlowych.

3. Odpisy czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności.

4. Jeżeli zgodnie z umową wartość otrzymanych finansowych składników aktywów jest niższa od zobowiązania zapłaty za nie, w tym również z tytułu emitowanych przez jednostkę papierów wartościowych, to różnica stanowi czynne rozliczenie międzyokresowe kosztów, które odpisuje się w koszty finansowe w równych ratach, w ciągu okresu, na jaki zaciągnięto zobowiązanie.

5. Zobowiązania ujęte jako bierne rozliczenia międzyokresowe zmniejszają koszty okresu sprawozdawczego, w którym stwierdzono, że zobowiązania te nie powstały.

W świetle powyższego zapisu jednostka gospodarcza powinna dokonywać czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów w przypadku kiedy wydatki poniesione w danym miesiącu dotyczą miesięcy przyszłych oraz biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w przypadku świadczeń wykonywanych na rzecz jednostki, ale nie stanowiących jeszcze zobowiązań w wysokości przypadającej na jeden miesiąc (np. usługi, na które nie otrzymaliśmy jeszcze faktury). W związku z powyższym została przyjęta zasada, że w układzie rodzajowym są ujmowane wszystkie rzeczywiście poniesione w danym okresie koszty nie uwzględniając jakiego okresu one dotyczą. Koszty z uwzględnieniem okresu jakiego dotyczą są ujmowane w układzie funkcjonalno-kalkulacyjnym. W przypadku czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów koszty są ujmowane od razu w układzie rodzajowym, natomiast w przypadku biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w chwili powstania zobowiązania (po otrzymaniu faktury).

Powiązane wpisy

Odpowiedz

 
Arkadiusz Tobiasz student Akademii Ekonomicznej im. Karola Adamieckiego w Katowicach na specjalnościach informatyka ekonomiczna oraz rachunkowość. Więcej...





jQuery Validation i funkcja remote

Jakiś czas temu zwrócił się do mnie użytkownik z problemem. Chodzi o to, że korzysta on z pluginu walidacji jQuery, [...]

Zend Framework: integracja z Uploadify

W tym wpisie postaram się przedstawić Wam w jaki sposób zintegrować skrypt Uploadify z Zend Frameworkiem. Dzięki temu będziemy mogli [...]

Javascript: Czasowe wyświetlanie reklamy

Czasami chcemy, aby na pewnym elemencie naszej strony wyświetlała się reklama przez jakiś czas, a następnie zniknęła. W tym wpisie [...]

Linux: backup wszystkich baz danych MySQL

Swego czasu pisałem o tym jak z poziomu konsoli można szybko i przyjemnie zrobić backup bazy MySQL. Wszystko jest ładnie [...]